Neues Transparenzregister – Zusätzliche Mitteilungspflichten für Unternehmen

Bereits seit dem 1. Oktober 2017 gibt es aufgrund einer Änderung des Geldwäschegesetzes (GwG) eine ganze Reihe von zusätzlichen und teilweise umfassenden Mitteilungspflichten von Unternehmen zum neu geschaffenen elektronischen Transparenzregister.

Insbesondere bei Einbeziehung von ausländischen Kapitalgesellschaften in Holdingstrukturen, bei nicht börsennotierten Aktiengesellschaften oder bestimmten stillen oder treuhänderischen Beteiligungsformen, wird regelmäßig Handlungsbedarf bestehen.

Die Gesetzesänderung setzt eine entsprechende EU-Richtlinie um, deren Ziel die Bekämpfung von Terrorismusfinanzierung und Geldwäsche ist. Wie der Name des Gesetzes sagt, soll dazu mehr Transparenz geschaffen werden, indem durch das neue Register erkenntlich wird, welche natürliche Person letztlich der wirtschaftlich Berechtigte an bestimmten Unternehmen und Vereinigungen ist.

Erstaunlicherweise hat diese Gesetzesänderung bisher wenig Beachtung in der Öffentlichkeit gefunden. Dabei ist das geänderte Gesetz in Kraft und das Transparenzregister bereits geschaffen, so dass nicht nur die Meldepflichten, sondern auch Strafvorschriften bei Nichterfüllung bereits bestehen.

Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick die Folgen für die Praxis geben.

Wen betrifft die neue Pflicht?

Im Zusammenhang mit dem Transparenzregister gibt es zwei Arten der Pflicht. Die eigentliche Mitteilungspflicht an das Transparenzregister trifft das Unternehmen bzw. die Vereinigung selbst. Dieses muss mitteilen, wer seine wirtschaftlich Berechtigten sind. Eine weitere Pflicht trifft den wirtschaftlich Berechtigten, dieser muss dem Unternehmen bzw. der Vereinigung gegenüber die nach dem Gesetz erforderlichen persönlichen Angaben machen.

Erfasst vom Gesetz als Meldepflichtige gegenüber dem Transparenzregister sind zunächst alle juristischen Personen des Privatrechts (u.a. AG, SE, KG a.A., GmbH, UG, Vereine, Genossenschaften und Stiftungen) und eingetragene Personengesellschaften (u.a. OHG, KG einschließlich GmbH & Co. KG, Partnerschaften). Nicht erfasst sind Gesellschaften bürgerlichen Rechts, mangels Eintragungsfähigkeit im Handelsregister.

Meldepflichtig sind außerdem die Verwalter von Trusts (Trustees) und von trustähnlichen Rechtsgestaltungen und Treuhänder von nicht rechtsfähigen, eigennützigen Stiftungen und vergleichbaren Rechtsgestaltungen, sofern in den vorgenannten Fällen der Trustee oder Treuhänder seinen Wohnsitz oder Geschäftssitz in Deutschland hat.

Was muss mitgeteilt werden?

Die neue Meldepflicht betrifft Informationen über den sog. wirtschaftlich Berechtigten der juristischen Person. Sie umfasst Namen, Geburtsdatum, Meldeanschrift und Art und Umfang der wirtschaftlichen Berechtigung. Bei Trusts, bestimmten nicht rechtsfähigen Stiftungen oder entsprechenden Rechtsgestaltungen ist auch die Staatsangehörigkeit anzugeben.

Wirtschaftlich berechtigt ist jede natürliche Person, in deren Eigentum oder in deren Kontrolle die juristische Person steht. Eindeutig ist dies z.B. wenn die natürliche Person mehr als 25 % der Anteile an einem Unternehmen hält. Dann liegt eine unmittelbare wirtschaftliche Berechtigung vor.

Damit hört die Meldepflicht jedoch nicht auf. Sie umfasst auch mittelbare Ausgestaltungen. Entscheidend ist die effektive wirtschaftliche Beteiligung. Dabei werden alle Arten der Beteiligung einer natürlichen Person an einem Unternehmen zusammengerechnet. Das können also auch mehrstöckige Holdingkonstruktionen sein oder verschiedene nebeneinanderstehende Holdinggesellschaften. Und es macht keinen Unterschied, ob ggfs. zwischengeschaltete juristische Personen ihren Sitz im In- oder Ausland haben. Es kommt schließlich nicht nur auf das wirtschaftliche Eigentum, sondern bereits auf die tatsächliche Kontrollmöglichkeit an, sodass auch Stimmbindungs-, Pool- oder Konsortialvereinbarungen zu beachten sind. Wirtschaftlich berechtigt im Sinne des Gesetzes wäre also auch eine natürliche Person, die zwar keine 25 % der Anteile an einer Vereinigung hält, aber mehr als 25 % der Stimmrechte ausüben kann.

Kann der tatsächlich wirtschaftlich Berechtigte mangels erhältlicher Informationen nicht ausfindig gemacht werden, so ist der gesetzliche Vertreter als wirtschaftlich Berechtigter anzusehen.

Gibt es Ausnahmen von der Mitteilungspflicht?

Die Mitteilungspflichten sind also äußerst umfangreich. Dankenswerterweise enthält das Gesetz aber auch eine sehr umfassende Fiktion. Die Mitteilungspflicht entfällt nämlich, wenn sich die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten bereits aus bestimmten anderen öffentlichen, elektronisch abrufbaren Registern oder Quellen ergeben. Namentlich sind dies das Handelsregister, das Partnerschaftsregister, das Genossenschaftsregister, das Vereinsregister und das Unternehmensregister.

Für die in der Praxis mittelständischer Unternehmen häufigsten Rechtsformen (GmbH, UG, GmbH & Co. KG) gelten die Mitteilungspflichten damit in aller Regel als erfüllt.

Für GmbHs folgt daraus, dass die Mitteilungspflicht nicht erfüllt ist, wenn die zuletzt dem Handelsregister elektronisch eingereichte Liste der Gesellschafter unrichtig ist oder gar nur in Papierform vorliegt. Jeder Geschäftsführer sollte daher die Richtigkeit und elektronische Abrufbarkeit der beim Handelsregister vorhandenen Gesellschafterliste prüfen.

Für an einem organisierten Markt notierte Unternehmen, also insbesondere börsennotierte Gesellschaften (AG, SE), gelten die Mitteilungspflichten aufgrund der umfangreichen Mitteilungspflicht nach WpHG ebenfalls als erfüllt.

Eine noch zu erfüllende Meldepflicht ergibt sich damit in der Praxis regelmäßig bei Beteiligung von ausländischen Gesellschaftern an deutschen Unternehmen und Vereinigungen sowie bei nicht börsennotierten Aktiengesellschaften.

Wie und wann ist die Mitteilungspflicht zu erfüllen?

Das Transparenzregister wird von der Bundesanzeiger Verlags GmbH geführt: www.transparenzregister.de 

Konkret mitteilungspflichtig sind die gesetzlichen Vertreter der betroffenen Unternehmen und Vereinigungen, also die Geschäftsführer oder Vorstände, bzw. die Trustees und Treuhänder. Die vorgenannten Personen haben sich die Daten bei den wirtschaftlich Berechtigten einzuholen und elektronisch einzureichen, Letztere sind aufgrund des Gesetzes zur entsprechenden Angabe verpflichtet.

Die Mitteilungspflichten bestehen bereits seit dem 1. Oktober 2017 und sollten gegebenenfalls zügig nachgeholt werden. Anderenfalls können die Behörden Bußgelder verhängen. Bei späteren Änderungen lebt die Mitteilungspflicht insoweit wieder auf.

Wie die Bußgeldvorschriften nach dem GwG gehandhabt werden, wird sich noch zeigen müssen. Auch bleibt abzuwarten, wie streng die Maßstäbe an die Nachforschungsbemühungen bzw. eine Compliance-Organisation der Unternehmen ausfallen werden.

Wer kann die Daten einsehen?

Von besonderer Relevanz ist noch die Frage, wer das Register einsehen darf.

Das Transparenzregister ist zwar nicht öffentlich zugänglich, allerdings gibt es in der Praxis tatsächlich viele Einsichtsmöglichkeiten aus besonderem Grund.

Behörden haben grundsätzlich Zugang, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist.

Außerdem haben die grundsätzlich nach dem GwG Verpflichteten insoweit Zugang, als dies zur Erfüllung ihrer entsprechenden Pflichten erforderlich ist. Das sind zunächst Kreditinstitute, Finanzdienstleister, Kapitalverwalter, Versicherer und Versicherungsmakler verschiedenster Art, aber auch Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und sogar Immobilienmakler.

Schließlich können noch Personen, die ganz allgemein ein sogenanntes berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme darlegen können, zur Einsicht in das Transparenzregister zugelassen werden. Das können zum Beispiel auch Journalisten sein.

Der wirtschaftlich Berechtigte hat jedoch die Möglichkeit, schutzwürdige Interessen vorzutragen, um die Einsichtnahmemöglichkeiten Dritter vollständig oder teilweise einzuschränken. Ein solches Interesse dürfte zum Beispiel im Falle eines minderjährigen Erben eines größeren Unternehmens vorliegen.

Wie die Einsichtsberechtigung in der Praxis konkret gehandhabt wird, bleibt abzuwarten. Es ist aber nicht auszuschließen, dass auf diesem Weg viele Informationen an die Öffentlichkeit gelangen, die bisher nicht öffentlich waren. Die Einsichtsmöglichkeit in das Transparenzregister besteht seit dem 27. Dezember 2017.

Sollten Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich gerne an an Rechtsanwalt Dr. Christian Schultze.